La diffusion de l'usage de Powerpoint dans le monde est exceptionnelle. C'est pourquoi des chercheurs se penchent sur le sujet. Ce billet est un résumé libre d'une publication récente d'Orange Labs de 21 pages.

Sommaire

1 Introduction

2 Powerpoint une ascension fulgurante

3 Dérives dans l'usage de Powerpoint

4 Les principaux handicaps liés à l'usage de Powerpoint

4.1 Difficultés rencontrées par l’orateur

4.2 Difficultés rencontrées par l’auditoire

5 Pourquoi l’usage des ‘slides’ Powerpoint est de plus en plus fréquent ?

5.1 Avantages côté orateur

5.2 Avantages côté public

6 Comment améliorer l’usage de Powerpoint ?

6.1 Quelques règles simples

6.2 Le futur est déjà là

7 Conclusion

Introduction

Pratiquement toute présentation orale est aujourd'hui accompagnée par la projection de diapositives Powerpoint. Mais il y a un paradoxe :

• d'un côté, l'usage des ‘slides' Powerpoint est de plus en plus fréquent
• de l'autre, l'usage de Powerpoint est largement critiqué.

Comment expliquer ce paradoxe ? Comment améliorer l'usage des Powerpoint ?

Powerpoint une ascension fulgurante

Si un présentateur ne présente pas un jeu de diapositives, il se doit de se justifier. Certains diraient ‘tu n'as pas le Power si tu n'as pas le Powerpoint !'.

Au milieu des années 90, le développement du couple ordinateur portable, vidéoprojecteur, accélère la projection de slides : 95% des ‘prez' orales sont accompagnée de Powerpoint en 2001 (Yate & Orlikowski (2006)). L'usage de ppt s'étend au secteur public également.

Dérives dans l'usage de Powerpoint

Powerpoint est également utilisé pour concevoir la présentation. Powerpoint ne propose pas de fonction plan par défaut (bien qu'il soit possible de le créer manuellement avec le logiciel). Ainsi, le présentateur a tendance à structurer sa présentation ‘à plat', via une succession de diapositives.

Par ailleurs, le développement de la messagerie électronique, ou email, et ensuite d'Internet, favorise la transmission de ces supports électroniques de présentations. Le présentateur est alors tenté d'inclure dans ses présentations davantage de texte puisque celles-ci seront ensuite lues plutôt que vue en situation de conférence.

Sans oublier, les réunions en ligne, les séminaires en ligne ou webinar, où le spectateur voit la présentation, entend l'orateur, mais ne le voit pas.

Une autre tendance est l'utilisation de Powerpoint pour la production de rapports ou de notes écrites au détriment de Word.

Pour conclure, la présentation Powerpoint devient schizophrène :

• A la fois, support à présentation orale, et
  

• Document écrit avec sens autoporteur (compréhensible sans orateur)
  

Les principaux handicaps liés à l'usage de Powerpoint

Les présentations Powerpoint sont utilisées comme ‘béquille' par l'orateur au lieu d'une communication tournée vers l'auditoire :

• Surutilisation de listes à puce qui sont autant d'aide mémoire pour l'orateur, sans pour autant présenter une articulation logique des idées.
• Le présentateur explique le thème lié à la première puce, et l'auditoire a déjà lu toute la diapositive et perd patience. En illustration, voir la fameuse présentation Death by Powerpoint en français.

Difficultés rencontrées par l’orateur

Les principales difficultés rencontrées par l'orateur sont typiquement :

• difficultés à contrôler le rythme d'affichage des informations en rapport avec ce qu'il dit.
• L'orateur, s'il n'est pas muni dans pointeur laser, fait difficilement le lien entre les objets graphiques sur l'écran et sa parole.
• Anxiété lié aux différences d'affichage entre écran et ordinateur (couleur vidéoprojecteur ...)
• En situation de vidéoconférence, anxiété quand au décalage d'affichage entre ordinateur et écrans à distance

Difficultés rencontrées par l’auditoire

Côté auditoire, les principales difficultés rencontrées sont typiquement liées au travail nécessaire de compréhension entre les transparents trop chargés en texte et ce qui est dit par l'orateur.

Pourquoi l’usage des ‘slides’ Powerpoint est de plus en plus fréquent ?

Avantages côté orateur

Côté orateur, l'approche '2 en 1' est synonyme de gain de temps :

• Le PowerPoint comme support de présentation orale

• Le même PowerPoint comme support de communication écrite

Par ailleurs, Powerpoint facilite le travail collaboratif : typiquement, plusieurs collaborateurs d'un même projet peuvent travailler ensemble sur la préparation de la même présentation.

Avantages côté public

Côté public, les avantages sont :

• La lecture rapide des slides permet à l'auditoire, déjà très sollicité, d'éviter d'écouter l'orateur, et ainsi de réaliser d'autres activités en parallèle

• Les diaporamas, quand ils sont envoyés avant la réunion, permettent de prendre la décision de participer ou pas, sur place ou à distance
  

Comment améliorer l’usage de Powerpoint ?

Quelques règles simples

Lors de la conception du diaporama :

• Intégrer le texte dans les images pour raccourcir le temps de compréhension
• Coordonner l'affichage des éléments (texte, visuels) avec le flux oral
• Utiliser la zone commentaire de Powerpoint pour l'écriture, dans le cas d'un ppt remis comme support écrit après la présentation

Retrouver également des conseils pour améliorer fond et forme de vos présentations Powerpoint.

De la qualité plutôt que de la quantité :

• Réduire la part des diaporamas dans les réunions pour laisser davantage de place aux échanges
• Imposer aux orateurs un nombre maximum de diapositives
• Si de l'information écrite doit être remise après la présentation, et si celle-ci doit être pérenne, rédiger une note de synthèse sous Word dont l'espérance de vie dans les organisations, est plus importante que des PPT .

Le futur est déjà là

En plus du savoir faire et de la méthode, de nouvelles solutions technologiques existent :

• Microsoft inclut dans Powerpoint 2010 la notion de section. Une section est un groupe de diapositives qui permet de structurer l'organisation d'une présentation. Voir l'article sur ce sujet sur le blog de Microsoft.
• Le complément logiciel pour Powerpoint, SD PresentationEngine, certifié par Microsoft, facilite la production et la diffusion de présentations Powerpoint d'excellente qualité.
• Réassocier le discours et son support visuel : enregistrer dans un même espace le présentateur et les diapositives qui défilent (voir par exemple Speechi).

Conclusion

Powerpoint est certainement un format adapté à l'économie actuelle :

• Permet de diminuer la charge de travail des orateurs qui produisent les présentations.

• Permet de capter l'attention d'un public dispersé

• Outil de preuve efficace quand bien utilisé

Mais en parallèle, Powerpoint augmente le ‘travail de réception et de compréhension' de l'auditoire. Le fond du problème demeure bien la gestion de 2 objectifs contradictoires de Powerpoint : outil de support visuel également utilisé comme support de communication écrite.

Ce billet est un résumé de l'article PowerPoint : le lit de Procuste revisité.